Hoạt động giao tiếp bao gồm các nhân tố: nhân vật giao tiếp, thực tế được nói tới, hoàn cảnh giao tiếp, hệ thống tín hiệu được sử dụng làm công cụ. Trong giao tiếp không phải nhân vật giao tiếp muốn nói gì thì nói. Nhân vật giao tiếp nói (viết) gì, như thế nào là tùy thuộc vào quan hệ xã hội của họ. Mỗi tương tác ngôn ngữ nhất thiết là một tương tác xã hội.
Để ý thức được cái sẽ nói trong giao tiếp chúng ta phải tính đến những nhân tố có liên quan đến khoảng cách xã hội và mức gắn bó giữa những người giao tiếp. Căn cứ vào những nhân tố liên quan đến khoảng cách xã hội và mức độ gắn bó giữa những nhân vật giao tiếp, người ta khái quát thành hai loại quan hệ giao tiếp là: Quan hệ vị thế và quan hệ thân hữu.
Một số nhân tố đã được thiết lập trước đối với giao tiếp và do đó là những nhân tố khách quan bên ngoài. Chúng gồm vị trí tương đối của các tham thoại. Vị thế đó dựa vào những giá trị xã hội liên quan đến tuổi tác, giới tính và cương vị xã hội. Các nhà ngôn ngữ học đã dùng thuật ngữ vai giao tiếp để biểu hiện vị thế xã hội của nhân vật hội thoại. Có thể nói vai giao tiếp là cơ sở mà các nhân vật hội thoại dựa vào để tổ chức và biểu hiện vị thế xã hội của mình trong giao tiếp. Trong phần lớn những tương tác xã hội, những người tham dự không có một khó khăn nào để quyết định họ có cùng hoặc không cùng vị thế xã hội. Trong trường hợp vị thế xã hội không bình đẳng thì người nào ở bậc trên, người nào ở bậc dưới cũng xác định một cách rõ ràng. Thí dụ: Bố mẹ là bậc trên so với con cái, thầy giáo là bậc trên so với học sinh, cha cố là bậc trên với con chiên, sĩ quan là bậc trên với binh lính, v.v.
Vị thế xã hội có thể phụ thuộc vào giới tính và tuổi tác. Căn cứ vào tuổi tác thì những người nhiều tuổi hơn ở bậc trên những người ít tuổi hơn. Các cặp từ xưng hô trong tiếng Việt như: ông-cháu, chú-cháu, anh-em, chị-em, bác-tôi, v.v. phản ánh sự khác biệt về tuổi tác của các nhân vật giao tiếp. Trong xã hội phương Tây, phụ nữ thường ở vị thế cao hơn đàn ông. Người ta thường nói: các bà, các ông và các cô chứ không nói : các ông, các bà, các cô. ở Việt
Tuy nhiên có những nhân tố khác như mức độ thân hữu lại thường được thương lượng trong giao tiếp. Đó là những nhân tố bên trong đối với giao tiếp, có thể xảy ra khi khoảng cách xã hội ban đầu thay đổi và được đánh dấu trong quá trình giao tiếp. Những cảnh sáng chú, chiều anh, tối chúng mình chắc mọi người đều biết và rõ ràng thay đổi cách xưng hô là dấu hiệu của sự rút ngắn khoảng cách. Dẫn chứng từ một tác phẩm văn học sau đây lại cho chúng ta một tương tác xã hội theo chiều tiêu cực, xa cách dần:
Khoảng 7 giờ anh mới tới nơi, dựng xe tít ngoài ngõ chứ không dắt vào nhà như mọi bận.
Lưu ngạc nhiên hỏi:
- Sao anh để xe ngoài ấy?
Mộc đáp:
- Khóa rồi. Tôi vào một tí rồi đi ngay.
Anh không còn xưng anh và gọi Lưu là em như trước. Anh xưng tôi một cách rành rẽ vẽ một đường mực đen giữa hai người. Lưu biết nhưng không đủ can đảm công nhận điều đó. Lưu cung cúc ra ngoài ngõ, bưng chiếc xe đạp khóa của Mộc và dựng dưới hiên nhà:
- Cho nó yên tâm. Mất của bao giờ làm ra được. - Chị nói trống không để khỏa lấp nỗi ngượng ngùng. Mộc ngồi yên lặng trong ghế.
Các nhân tố bên ngoài và các nhân tố bên trong chẳng những ảnh hưởng đến những cái chúng ta nói mà còn ảnh hưởng cả đến việc chúng ta giải thích như thế nào. Hãy đọc đoạn văn sau đây của Nguyễn Quang Thân:
Anh gọi chị là bà làm chị kiêu hãnh, sau đó là chị làm chị ấm lòng và cuối cùng là em làm chị sung sướng. Cuộc cách mạng về xưng hô ấy chỉ diễn ra trong vòng 15 phút. Phút thứ 16 thì anh nói đã thuê hai hec-ta rừng thông chiều nay để không ai được lai vãng qua. Phút thứ 17 thì lưng chị đã lấm đầy cát và sau đó chị bắt đầu cuộc hành trình vào thiên đường lần đầu tiên trong đời (Vũ điệu của cái bô, Văn nghệ số 423, ngày 26-10-1991).
Lời tâm sự của nhà văn Nguyễn Công Hoan cũng là một minh chứng:
"... và nhất là khi nghe thấy Bác gọi tôi bằng chú và xưng bằng mình thì rõ ràng tôi thấy như không phải tôi đang ngồi trước một nhà chính trị lớn, một bậc khai quốc. Có cái gì thật là dễ dãi, là quen thuộc, là hấp dẫn, là thân mật của tình cha con". (Tuyển tập, Nhà xuất bản Văn học Hà Nội, 1984)[1].
Giáo sư Tạ Quang Bửu, người đặt nền móng cho các ngành kỹ thuật quân sự, khoa học và giáo dục Việt Nam đã để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng những quân nhân và các nhà khoa học Việt Nam và quốc tế về một trí tuệ uyên bác, về một tấm lòng toàn tâm vì dân vì nước. Ngay trong lĩnh vực giao tiếp xã hội ông cũng rất lịch lãm. Hồi làm Bộ trưởng Đại học và Trung học chuyên nghiệp, theo thói quen nếu không bận đi họp, trước khi làm việc bao giờ ông cũng đi một vòng tới các vụ để gặp gỡ, trò chuyện với các nhân viên. Ông thường gọi những người đối thoại bằng "ông" và xưng "mình" một cách thân mật. Nhưng khi có công việc hoặc có người ngoài ông đều gọi nhân viên dưới quyền bằng "đồng chí". Thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, khi ông làm Thứ trưởng rồi Bộ trưởng Quốc phòng, thường ngày ông và các sĩ quan binh lính dưới quyền sống trong quan hệ rất gần gũi, thân tình.
Ấy thế nhưng trong bối cảnh giao tiếp nào đó, ông cũng nhắc riêng với mọi người, không được gia đình chủ nghĩa, mà cần thưa gửi cho đúng nghi thức.
Trong giao tiếp ngôn ngữ, nhiều trường hợp các phát ngôn được đánh giá là khiếm nhã, thiếu thận trọng, suồng sã hoặc tế nhị, sâu sắc, lịch thiệp, v.v. Như vậy, sự giải thích đã vượt quá cái người nói có ý định truyền đạt. Thừa nhận tác động của những đánh giá như thế có nghĩa là thừa nhận cái được thông báo nhiều hơn cái được nói. Để nghiên cứu những tác động đó người ta thường dùng khái niệm lịch sự (politeness) mà chúng tôi sẽ trình bày trong một dịp khác.
